Du är här: Hem > Uppdrag >

Trygghetsrådet TRS Digital ansökan

Trygghetsrådet TRS är ett av cirka femton trygghetsråd som finns i Sverige. Trygghetsrådens uppgift är att underlätta omställningar i arbetslivet, både för enskilda individer och för organisationer. TRS ger stöd på vägen till ett nytt arbete för uppsagda och tidsbegränsat anställda och erbjuder också ett förebyggande stöd till anslutna organisationer. För att få stöd från TRS krävs att man gör en ansökan, som fram till idag har gjorts på papper.

Winston fick i uppdrag att digitalisera – och därmed förenkla – den ansökningsprocess som sker vid uppsägning på grund av arbetsbrist eller ohälsa, samt för tidsbegränsat anställda som vill växla eller bredda sin karriär. Fyra parter var involverade i projektet: TRS (beställare), Winston (digital byrå), Lime (crm) och IT-Complete (IT-drift).
Innan TRS gav Winston i uppdrag att ta fram den tekniska lösningen gjorde de tillsammans med Lime ett omfattande utredningsarbete. Utgångspunkten för fortsatt arbete var de ansökningshandlingar som fanns i pappersformat samt det system där ansökningarna registrerades.

Så arbetade vi

Att digitalisera en tidigare pappersburen process innebär ett stort antal både strategiska och taktiska utmaningar – det finns många nya möjligheter, men också begränsningar.

Ett digitaliseringsuppdrag gör det möjligt att automatisera, förenkla och förbättra informationsflöden, vilket gjorde de till synes enkla formulären till en utmaning både ur ett UX-perspektiv och rent tekniskt.

Frågor som diskuterades under projektet var bland annat: Vilken information behöver den sökande för att kunna fylla i ansökan? Hur säkerställer vi att den sökande har rätt att ansöka om stöd? Var, vad och när i processen behöver man hämta information för att ansökan ska kunna föras in i Lime? Hur görs ansökan – på egen hand eller tillsammans med arbetsgivaren? Hur ser e-postflödet ut och hur ska säkerheten hanteras ur ett GDPR-perspektiv? Ska en ansökan kunna påbörjas för att sedan avslutas vid ett senare tillfälle?

Svaren tog vi fram vid avstämningar med TRS, som har god kunskap om de sökandes situation, samt genom tekniska utredningar.

Winston tog fram ett koncept i form av wireframes för att visualisera flödet. Målet var att skapa en lättförståelig struktur där sökande lätt ska förstå vilken information som ska fyllas i och varför – en lösning som så strömlinjeformat som möjligt hjälper sökande att självständigt fylla i ansökan, för att i slutänden snabbt kunna få stöd. Underlaget stämdes löpande av med TRS och justerades efter hand då visualiseringen av konceptet gav upphov till nya frågeställningar.

För att göra det enkelt för besökaren att ansöka designade vi en digital ansökan i form av ett avskalat flöde, som är gjort för att vara lätt och intuitivt att följa.

Designens uppgift är att stödja och leda användaren genom ansökan. Designen ska vara tillgänglig och skapa igenkänning, vilket i sin tur skapar förtroende eftersom användaren känner till TRS.

Med koncept och design som utgångspunkt var nästa steg att göra gränssnittsutvecklingen och systemutveckling, vilket skedde parallellt. Här dök nya utmaningar upp – mycket information skulle mellanlagras och sorteras på ett bestämt sätt för att i slutänden föras över i Lime. Valideringar behövde göras och flödet i sig ställde krav på hur detta skulle ske på ett logiskt sätt.

Teknisk information: gränssnittet bygger på ramverket vue.js som via REST Api:er byggda i .Net läser och skriver till CRM-systemet Lime. Som publiceringslösning för redaktionella texter används Umbraco CMS.

Ur ett systemutvecklingsperspektiv handlade det om att bygga en teknisk lösning utifrån ett underlag från Lime. Underlaget som systemutvecklarna jobbade utifrån beskrev bland annat hur databasstrukturen såg ut, gränssnittskoden samt konceptet bestående av wireframes.

Efter en intensiv testperiod stod lösningen klar och smyglanserades i december 2018 under betadomänen portal.trs.se så att TRS under en period kunde testa lösningen med skarpa ansökningar. Lösningen ska – när den har testats ytterligare i produktionsmiljön – kopplas till trs.se. Användandet kommer att följas upp genom mätning, i syfte att säkerställa att upplevelsen för de sökande är så optimal som möjligt.

Resultat

Resultatet är en ny portal, där även funktionaliteten ”Mina sidor” finns tillsammans med möjligheten att göra en digital ansökan. Lösningen gör att TRS sparar såväl tid som pengar i form av minskad administration, vilket i sin tur gör att TRS kan lägga mer tid på kärnverksamheten: att hjälpa sökande. Dessutom blir processen för den sökande tydligare och enklare.
Digitaliseringen av ansökan kommer att effektivisera arbetet med att ge stöd åt uppsagda och för de som vill växla eller bredda sin karriär.

Adress

https://portal.trs.se